O Kanban é um sistema de gestão visual para controlar tarefas e fluxos de trabalho, através da utilização de colunas e cartões, facilitando a gestão das atividades.
Em um kanban, cada cartão representa uma atividade, e eles são posicionados em colunas que indicam seu status. Assim:
O kanban possui três principais funções:
- Gerenciar o fluxo de trabalho e permitir que os gestores tenham uma dimensão do que está sendo produzido e em que ritmo está sendo produzido;
- Equilibrar os processos que vêm antes e depois, para que uma atividade não seja interrompida pela falta de uma outra que deveria ter sido entregue anteriormente;
- Limitar a quantidade de trabalho que deve ser realizada pela equipe, respeitando a capacidade produtiva.
Essa estrutura visual ajuda a ter um controle simples e efetivo sobre as atividades, pois todos da equipe podem verificar facilmente as atividades pendentes, etapas que geram atrasos (gargalos) e o andamento de projetos e atividades como um todo.
História do Kanban
Se uma empresa possui muitos produtos em estoque, significa que existe um acúmulo de produtos que deveriam estar no mercado, mas não estão.
Seguindo essa mesma linha, se uma empresa possui produtos faltando, significa que ela não está conseguindo suprir a demanda de produtos que os clientes precisam, e eles acabarão buscando pelo produto na concorrência. Portanto, como equilibrar a produção de modo que não chegue em nenhum desses extremos?
Foi tentando responder a essa pergunta que, na década de 60, japoneses da empresa Toyota desenvolveram o sistema kanban.
O sistema kanban surgiu de uma parte do Sistema Toyota de Produção, e nasceu exatamente com esse objetivo: controlar o estoque de materiais para não exceder nem faltar produtos, provocando um equilíbrio entre o estoque e a linha de produção.
Esse sistema funciona através de um quadro com colunas e cartões coloridos, onde as colunas representam os produtos ou os status de fabricação do produto e as cores representam o nível de urgência para a produção de cada produto.
Hoje em dia o kanban transpôs os limites da indústria e é utilizado diariamente também em equipes de marketing, desenvolvimento de software, prestação de serviços e muitas outras, como uma ferramenta de gestão de tarefas.
Como funciona o kanban?
Para entender o funcionamento do kanban é preciso conhecer suas três partes principais:
Cartão
O cartão é a menor parte do kanban. Trata-se de uma tarefa ou ação que precisa ser tomada para que o resultado final seja entregue. Por exemplo: em um projeto para construção de um site, um cartão poderia ser “produzir imagem para a página inicial”.
Os cartões geralmente são diferenciados por um sistema de cores que podem indicar quem é o responsável pela tarefa, qual nível de prioridade ou o tipo de tarefa, dependendo do que a equipe acordar. Cada vez que uma atividade muda de status, basta mover o cartão para a outra coluna que indica o estado atual.
Colunas
As colunas representam os status dos cartões. Um kanban geralmente possui três colunas: A Fazer, Em Execução e Feito, mas essas colunas podem mudar de acordo com a necessidade da equipe de trabalho.
Os cartões devem ser movidos entre as colunas conforme seu status for mudando, dando um panorama do que está pendente e do que já foi concluído.
Quadro
O quadro nada mais é do que o kanban como um todo, organizado em colunas e cartões. Cada quadro é um kanban e uma única equipe pode trabalhar com vários quadros simultaneamente.
Tipos de Kanban
Kanban de produção
O kanban de produção é um sistema focado em fazer a gestão de tarefas.
Ele funciona basicamente em três colunas “A Fazer”, “Em Execução” e “Feito” (mas nada impede que outras colunas sejam adicionadas).
Cada coluna possui uma série de cartões que representam as tarefas que precisam ser executadas e a equipe vai “puxando” as tarefas conforme o fluxo de trabalho, por isso o nome produção: cada cartão é uma entrega realizada.
Esse tipo de gerenciador kanban é o mais utilizado entre equipes de desenvolvimento de software, marketing e prestação de serviços no geral.
Veja na imagem abaixo como ele funciona:
Kanban de movimentação
O kanban de movimentação é o kanban da indústria, que comentamos no início do texto. Seu objetivo é fazer o controle das entradas e saídas do estoque, equilibrando a produção com o volume de produtos disponíveis para o mercado.
Assim como o kanban de produção, o kanban de movimentação também funciona com cartões. Cada cartão contém a informação que determina a necessidade de produção do produto, e eles vão circulando conforme o volume de estoque vai sendo modificado.
Nesse tipo de sistema é comum encontrar ainda duas variações: um kanban interno (para o controle dentro da própria empresa) e em alguns casos um kanban externo (para controle de fornecedores e outros colaboradores que não estejam dentro da organização).
Confira abaixo a imagem para entender melhor o funcionamento desse sistema:
Como fazer um kanban na sua empresa
Podemos dividir a implementação do Kanban em quatro etapas:
- Preparar a equipe
- Mapear os processos
- Definir esquema de cores e priorização
- Avaliar para melhorar
Vamos entender melhor esse passo a passo em seguida:
Preparar a equipe
Esse é o momento de reunir os colaboradores da sua equipe e explicar o novo sistema de trabalho. Por mais simples que o kanban pareça ser, muitas dúvidas podem surgir sobre sua utilização, então nesse momento é importante alinhar com toda a equipe como funcionará o novo sistema de trabalho e solucionar possíveis incertezas.
Mapear processos
A próxima etapa para implementar o kanban na sua empresa é fazer o mapeamento de processos. Nesse momento é preciso mapear todos os processos executados pela sua equipe de trabalho, para aí ver quais colunas são necessárias para dar conta de traduzir todos os status pelos quais uma tarefa passa.
Definir esquema de cores e priorização
Para alinhar a comunicação entre todos é preciso definir um esquema de priorização, ou seja, como sinalizar que uma tarefa precisa ser entregue urgentemente. Esse esquema pode ser por cores ou com uma coluna específica para isso. De qualquer forma, é importante alinhar qual será o papel das cores no seu sistema de gestão, o que elas representarão (prioridade, tipo de tarefa, responsável, etc.)
Avaliar para melhorar
Como toda nova adaptação, o kanban pode trazer desafios e dificuldades à equipe, por isso é importante avaliar a opinião da equipe para melhorar o que não estiver 100% ok.
Quer saber mais sobre como implementar o kanban para tornar os projetos da sua empresa ágeis? Então faça o download do nosso e-book Kanban: Como utilizar esse método ágil em projetos de sua empresa? E fique por dentro do assunto!
Onde o kanban pode ser aplicado?
Desenvolvimento de software
Exemplo simplificado de uso do kanban para desenvolvimento de um software de controle de empréstimos de uma biblioteca, utilizando Scrum.
Desenvolvimento de produto
Exemplo de uso de kanban para desenvolvimento de um novo produto.
Prestação de serviço
Exemplo de uso do kanban em uma empresa de decoração de ambiente, em um projeto de decoração de uma loja de roupas.
Campanha de marketing
Exemplo de utilização de kanban para desenvolvimento de uma campanha de marketing digital.
Gestão de processos industriais
Exemplo de utilização de kanban para gerenciar um processo de produção industrial de portas.
Separamos 7 modelos de quadro kanban ilustrados para você se inspirar e montar o seu! No Artia modalidade free você pode gerenciar suas atividades com um kanban interativo e customizável.
5 vantagens de utilizar o Kanban
- Autonomia
- Priorização de tarefas
- Aumento da produtividade
- Redução de custos
- Colaboração
Além de todas as vantagens que listamos acima, o kanban também é fundamental para trazer agilidade ao time e é por isso que o kanban de produção combina tanto com os métodos ágeis de gestão de projetos, como o Scrum. Entenda melhor sobre isso no próximo tópico:
Diferença entre Kanban e Scrum
É muito comum confundir o kanban com o Scrum, ou achar que o Scrum necessariamente precisa do kanban para funcionar, mas não é bem assim. Veja a imagem:
O Scrum é um método ágil para gestão de projetos. Ele é muito utilizado em equipes de desenvolvimento de software porque reúne um conjunto de boas práticas que facilitam o trabalho em equipes dessa natureza, como reuniões periódicas, lista de requisitos a serem atendidos, feedbacks constantes sobre o produto, entre outros.
O Scrum é extremamente prescritivo, ou seja, para que um projeto dê certo dentro desse método é preciso seguir suas principais recomendações à risca, já que o Scrum define desde os papéis dentro da equipe de trabalho até a duração ideal das reuniões.
Já o kanban é um sistema, ou seja, uma ferramenta para auxiliar no trabalho da equipe, como uma linguagem de programação, por exemplo. Ele não é prescritivo ou impõe regras para que o trabalho seja feito corretamente, apenas possibilita que o time de trabalho execute suas tarefas com mais clareza e colaboração. E é por isso que, obviamente, o kanban não funciona como um substituto para o Scrum, no entanto, se utilizados juntos podem formar um casamento perfeito.
O Scrum exige que seja identificada uma lista de funcionalidades que precisam ser desenvolvidas para que o produto chegue ao objetivo esperado, o chamado Product Backlog. Essa lista é traduzida em Sprints: ciclos de tempo onde pequenas partes do produto são planejadas, executadas e entregues, e é justamente aí que o kanban pode entrar como um facilitador.
O kanban pode incorporar as Sprints e traduzir todo o trabalho que precisa ser executado em cartões, facilitando a gestão das tarefas para agilizar as entregas e garantir autonomia ao time de desenvolvimento, que pode “puxar” as próprias tarefas, princípios tão importantes para que o Scrum funcione da melhor maneira. Além disso, o kanban garante outras vantagens ao Scrum Team:
- Facilita a visualização dos riscos do projeto;
- Permite que o Product Owner e o Time de Desenvolvimento visualizem possíveis gargalos que estão atrasando entregas;
- Indica produtividade individual de cada membro, já que cada cartão entregue pode ter um responsável definido.
Vantagens do Kanban on-line (ou e-Kanban)
O modelo de kanban físico, feito na parede com a utilização de papel e cartões autoadesivos, pode dificultar o gerenciamento simultâneo de um ou mais quadros envolvidos, afinal, demanda espaço físico e uma grande capacidade de organização.
Por isso a melhor solução para conseguir gerenciar vários kanbans ao mesmo tempo é utilizando o sistema kanban no modo online.
Através de um kanban online é possível criar vários quadros ao mesmo tempo e gerenciá-los em poucos cliques, sem precisar de mais espaço físico.
Exemplo de utilização do kanban no Artia, software com kanban online
Além de centralizar todos os projetos, tarefas e atividades em um só lugar, o kanban online:
1. Evita perda de informações
Em um kanban com quadro físico, o risco de perda de informações é muito grande. Afinal, um post-it pode cair e se perder, entre outras complicações. No gerenciador kanban online nenhuma informação será perdida, apenas as pessoas com determinadas permissões poderão arquivar ou excluir os cartões, evitando a perda de informações, já que estão na nuvem.
2. Facilita a comunicação
Utilizando um software para e-kanban (eletronic kanban) é possível fazer comentários nos cartões, mencionar os membros que serão afetados por eles etc., fazendo do cartão não apenas um quadrado com informação, mas sim um local para discussão da tarefa.
3. Possibilita a atribuição de responsáveis
Problemas como “não fiz porque não sabia que era eu quem deveria fazer” não acontecem no aplicativo kanban online. Isso é possível porque cada usuário terá uma conta no sistema, e essas contas serão atribuídas aos cartões para indicar quem é o incumbido de entregar a tarefa.
4. Atribui datas de entrega
A urgência para a entrega das tarefas pode ser ressaltada em um kanban online, onde é possível atribuir a data de entrega de cada cartão e, conforme a data for se aproximando, ele pode alertar para possíveis atrasos.
5. Apontamento de horas
Um sistema de kanban online pode ser uma ferramenta de apontamento de horas também, assim é possível computar quantas horas estão sendo gastas em cada tarefa e fazer a distribuição de gastos entre os clientes, por exemplo.
Diante dessas vantagens você certamente gostará de começar a utilizar o gerenciador kanban online, não é? Então confira abaixo quais os principais critérios para levar em conta na hora de escolher o melhor software de e-kanban.
Como escolher um sistema kanban on-line?
É claro que não existe uma regra sobre qual a melhor ferramenta para utilizar, mas quando se trata de gerenciar vários kanbans ao mesmo tempo, algumas se mostram mais eficazes que outras. Por isso antes de contratar para a sua equipe uma ferramenta de atividades que contenha um online, faça as perguntas abaixo e certifique-se de ter um “sim” como resposta.
Comporta o tamanho da sua equipe?
Contratar um software complexo demais para o tamanho da sua equipe ou até simples demais pode ser um tiro no pé, afinal, não vai atender as necessidades da equipe do seu tamanho e o que seria para facilitar o trabalho pode na verdade complicar.
É fácil de utilizar?
É preciso se questionar: a usabilidade é boa? O software possui uma interface intuitiva e facilitará a vida do usuário? Se sim, esse é um grande começo. Muitos softwares pecam por ser muito complexos e demandar muito tempo apenas para aprender a utilizar a ferramenta.
A empresa fornecedora do produto possui boas avaliações?
Pesquise sobre a empresa fornecedora do software e verifique se os usuários fizeram boas avaliações para a empresa. Leia depoimentos de usuários que utilizem o software pelo mesmo fim que o seu, para entender se o programa kanban atendeu a necessidade do contratante.
É possível testar antes de contratar?
Um software para sua empresa é um grande investimento e exige muito trabalho de adaptação, por isso, é muito importante testar o produto gratuitamente antes de contratá-lo para ver se ele efetivamente responde a todas essas questões anteriormente.
Para facilitar o trabalho de gerenciar vários kanbans ao mesmo tempo – cenário muito comum em equipes com muitas demandas – é altamente indicado a contratação de um bom software de kanban online, como o Artia.
Com kanban online do Artia é possível:
- Apontar as horas gastas em cada cartão;
- Comentar em cada cartão, facilitando a comunicação com a equipe;
- Personalizar as colunas com de acordo com a necessidade de cada equipe;
- Utilizar marcadores que indicam o status do cartão, facilitando a gestão visual;
- Atribuir responsáveis e participantes para cada cartão;
- E muito mais.
para otimizar tempo e melhorar a organização das atividades da sua equipe!
Existem vários sites de testes, sempre execute um teste antes de utilizar a versão paga.